La tua
privacy

Versione 2.0 — informativa per studi fotografici e wedding planner

Questa informativa vale per gli account professionali di THE WED PORTAL: studi fotografici, wedding planner e le persone dei loro team.

Se sei uno sposo, un cliente o un invitato, la carta che ti riguarda è quella dello studio che ti ha invitato: la trovi nel tuo portale, alla voce Privacy. Lo studio decide cosa raccogliere e perché; noi custodiamo quei dati per suo conto.

In sessanta secondi

• Il titolare del trattamento verso di te siamo noi: Roberto Rigillo (Chiaia Wedding Studio), che gestisce THE WED PORTAL.
• Trattiamo i dati del tuo account e quelli che servono a farti lavorare: profilo, fatturazione, la tua casella di posta del portale, i contenuti che carichi, e alcune tracce tecniche come gli accessi.
• I dati dei tuoi clienti restano tuoi. Sposi, invitati, contatti e fornitori li decidi tu: noi li trattiamo su tua istruzione, come tuo responsabile del trattamento, secondo l'atto di nomina allegato ai Termini.
• L'assistente della posta legge le email in arrivo per etichettarle e riassumerle, e per farlo il testo passa da Anthropic (Stati Uniti). Non viene usato per addestrare modelli.
• Non ti profiliamo, non vendiamo i tuoi dati, non usiamo cookie pubblicitari.
• Puoi chiedere accesso, correzione, cancellazione o una copia dei tuoi dati scrivendo a privacy@thewedportal.com. Rispondiamo entro 30 giorni.

Chi siamo

THE WED PORTAL è gestito da Roberto Rigillo, impresa individuale che opera anche con il nome Chiaia Wedding Studio. Sede: Viale Colli Aminei 112, 80131 Napoli (NA), Italia. Partita IVA: 10020181219.

Per qualsiasi cosa riguardi i tuoi dati puoi scrivere a privacy@thewedportal.com.

Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO): per una struttura come la nostra non è obbligatorio. Il contatto qui sopra è il canale diretto, e risponde una persona.

Quali dati trattiamo su di te

Il tuo account e il tuo profilo. Nome, cognome, indirizzo email, password (che conserviamo solo in forma cifrata e non possiamo leggere), numero di telefono se lo inserisci, foto del profilo, lingua, sesso se lo indichi, profilo Instagram se lo colleghi.

Il tuo spazio di lavoro. Nome dello studio o dell'agenzia, sottodominio, logo, listini e impostazioni. Se sei un collaboratore: il tuo ruolo, le tue disponibilità, i compensi concordati e le assegnazioni di giornata.

La fatturazione dell'abbonamento. Piano scelto, stato, scadenze, importi e fatture. I dati di pagamento veri (carta, IBAN) non li vediamo mai: li tratta direttamente Stripe.

La tua casella di posta del portale. Se usi la posta di THE WED PORTAL, nel tuo spazio finiscono i messaggi che ricevi e che invii, con mittenti, destinatari, oggetto, testo e allegati. La tua firma è tua e resta legata al tuo account.

I contenuti che carichi: fotografie, gallerie, documenti, preventivi, moodboard, messaggi in chat.

Tracce tecniche. Ogni accesso crea una sessione con la data, l'indirizzo IP e il tipo di browser. Un registro attività conserva chi ha fatto cosa e quando dentro il tuo spazio: serve a te per controllare il tuo team e a noi per capire cosa è successo quando qualcosa va storto. Se attivi le notifiche sul telefono registriamo l'identificativo del dispositivo. Se usi la verifica in due passaggi conserviamo il segreto in forma cifrata, i codici di riserva in forma non leggibile e i dispositivi che hai marcato come fidati.

Se ci scrivi: il testo dei messaggi di supporto e delle idee che proponi, con il tuo nome e la tua email.

I dati dei tuoi clienti non sono nostri

È il punto più importante di questa informativa.

Sposi, invitati, contatti, fornitori, foto dei matrimoni: quei dati li decidi tu. Per la legge sei tu il titolare del trattamento e noi siamo il tuo responsabile: li custodiamo e li facciamo funzionare su tua istruzione, e non li usiamo per nostri scopi.

Le regole di questo rapporto sono scritte nell'atto di nomina a responsabile del trattamento che accompagna i Termini di servizio: cosa possiamo fare, chi altro li vede, come ti aiutiamo se un tuo cliente chiede i propri dati o la cancellazione, e cosa succede alla fine del rapporto.

Due conseguenze pratiche:

• L'informativa verso i tuoi sposi e i tuoi invitati la pubblichi tu, dal tuo pannello. Noi ti diamo un modello già scritto: tu inserisci i tuoi dati di titolare e diventa la tua.
• Se un tuo cliente ci scrive chiedendo i suoi dati, non decidiamo noi: lo giriamo a te e ti assistiamo.
• Le foto e i video di un matrimonio che metti in un preventivo (la foto di un pacchetto, le carte di un preventivo interattivo) li mostriamo agli sposi a cui mandi quel preventivo, su tua istruzione. Se ritraggono un altro matrimonio, il permesso di mostrarli lo prevede il tuo contratto con quegli sposi (vedi i Termini). Le gallerie protette da password non entrano mai in un preventivo; se togli la foto, o cancelli la galleria o il matrimonio, gli sposi non la vedono più nemmeno nei preventivi già inviati.

Perché trattiamo i tuoi dati

Non prendiamo nessuna decisione automatica che produca effetti giuridici su di te, e non ti profiliamo.

L'assistente e l'intelligenza artificiale

Alcune funzioni del portale usano modelli di intelligenza artificiale forniti da Anthropic (Stati Uniti). Vale la pena dire esattamente quando succede.

Automatico, se attivo per la tua casella: l'assistente legge le email in arrivo per dare a ciascuna un'etichetta (da rispondere, preventivo, fornitore, amministrativa, probabile spam) e un riassunto di una riga. Per farlo, l'oggetto e la prima parte del testo dell'email escono dai nostri server e arrivano ad Anthropic.

Solo quando lo chiedi tu, premendo un pulsante: la bozza di risposta a una email, le didascalie delle foto, i suggerimenti sul matrimonio, la scaletta ricavata da un documento che carichi, l'assistente in chat.

Tre cose che valgono per tutte:

1. I tuoi dati non vengono usati per addestrare modelli. È scritto nelle condizioni del servizio che usiamo.
2. L'assistente propone, tu decidi. Non manda email da solo e non apre link. Nella chat può fare una cosa per te (per esempio cambiare la data di un matrimonio o preparare una bozza) solo dopo che l'hai confermata tu, e per cinque minuti la puoi annullare.
3. È un trasferimento fuori dall'Unione Europea, e lo trovi anche nell'elenco al punto 6.

L'assistente in chat, nel dettaglio. A ogni domanda arrivano ad Anthropic il messaggio che scrivi, gli ultimi messaggi della stessa conversazione, la pagina in cui ti trovi (il suo indirizzo, con il codice del matrimonio ma mai il suo nome) e il tuo ruolo nello spazio. Se nel messaggio scrivi un nome o un indirizzo, anche quello arriva. Da noi la conversazione resta dodici mesi dall'ultimo messaggio e poi si cancella da sola; se chiudi l'account se ne va subito. Le richieste che mandi all'assistenza dalla chat restano ventiquattro mesi e poi perdono il tuo nome.

Le funzioni su richiesta si spengono dalle impostazioni del tuo spazio. Il triage automatico della posta oggi è un interruttore di piattaforma: se non lo vuoi, scrivici a privacy@thewedportal.com e lo escludiamo per la tua casella.

Chi altro vede i tuoi dati

Per far funzionare il portale ci appoggiamo a fornitori che trattano i dati per nostro conto. Nessuno di loro può usarli per scopi propri.

YouTube e Vimeo fanno eccezione: non lavorano per nostro conto. Ricevono l'indirizzo IP e i dati del browser solo di chi guarda un loro video — in una galleria già all'apertura (YouTube) o all'apertura del video (Vimeo), in un preventivo interattivo solo quando la persona preme play — e li trattano come titolari autonomi, con le loro regole.

Quasi tutti questi fornitori trattano i dati fuori dall'Unione Europea. In quei casi il trasferimento si appoggia alle garanzie previste dal Regolamento europeo — clausole contrattuali standard e, dove applicabile, l'adesione del fornitore ai quadri di adeguatezza riconosciuti.

Oltre a questi, i dati possono essere comunicati a professionisti che ci assistono (commercialista, consulente legale) e alle autorità, quando la legge lo impone.

Non vendiamo i tuoi dati a nessuno, e non li cediamo a chi li usi per pubblicità.

L'elenco aggiornato dei fornitori è pubblicato su www.thewedportal.com/fornitori: se cambia, lo trovi lì.

Per quanto li teniamo

Quando chiudi l'account, i tuoi contenuti vengono rimossi; restano solo i documenti che la legge ci obbliga a conservare e le parti che appartengono anche ad altre persone — per esempio una conversazione ha due lati, e cancellare il tuo cancellerebbe anche il loro. In quei casi il tuo nome viene sostituito.

Come li proteggiamo

• I dati viaggiano sempre cifrati fra il tuo browser e i nostri server.
• Le password non le conserviamo: ne teniamo solo un'impronta non reversibile.
• Ogni studio è separato dagli altri dentro il database stesso, non solo nel codice: una query che dimenticasse un filtro non restituirebbe comunque i dati di un altro studio.
• L'accesso alla nostra cabina di regia richiede la verifica in due passaggi.
• Il testo delle email che ricevi viene mostrato dentro una gabbia che non può eseguire codice, e le immagini caricate da siti esterni vengono bloccate: servirebbero a chi ti ha scritto per sapere quando hai aperto il messaggio.
• I nostri collaboratori accedono ai dati solo quando serve per assistervi.

Nessun sistema è perfetto. Se dovesse succedere qualcosa che mette a rischio i tuoi dati, te lo diciamo — e lo comunichiamo al Garante quando la legge lo richiede.

I tuoi diritti, e come si esercitano davvero

Puoi chiederci:

• di sapere quali dati abbiamo su di te e di riceverne una copia;
• di correggere quelli sbagliati;
• di cancellarli, quando non abbiamo un obbligo di conservarli;
• di limitarne o opporti al trattamento;
• di riceverli in un formato leggibile da un altro programma;
• di revocare un consenso che hai dato, senza che questo tocchi quello che abbiamo fatto prima.

Il canale è uno solo: privacy@thewedportal.com. Ti rispondiamo entro 30 giorni; se la richiesta è complessa possiamo prenderci più tempo, ma te lo diciamo prima.

Alcune di queste cose puoi farle da solo dal portale: correggere il profilo, cambiare le tue preferenze, chiedere l'esportazione o la cancellazione dei dati. Le richieste di cancellazione hanno un periodo di ripensamento di 30 giorni, così un clic sbagliato non è definitivo.

Se pensi che stiamo trattando i tuoi dati in modo scorretto puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Minori

THE WED PORTAL è un servizio per professionisti: non è rivolto a minori di 18 anni e non apriamo account a loro nome.

Dentro gli eventi possono comparire dati di minori — un invitato bambino, l'età dei figli in una risposta all'invito, una fotografia. Quei dati li raccogli tu: sei tu a doverne informare le famiglie e a raccogliere i consensi necessari.

Se cambiamo questa informativa

Le carte legali hanno un numero di versione e una data. Se cambia qualcosa di sostanziale te lo diciamo dentro l'applicazione e, quando serve, ti chiediamo di rileggerla e accettarla di nuovo.

Le versioni precedenti restano conservate: se un giorno vuoi sapere cosa avevi accettato e quando, la risposta esiste.

Versione 2.0 · in vigore dal giorno della pubblicazione. Contatto per la privacy: privacy@thewedportal.com